Formato condicional en Excel: semáforo, fechas y duplicados paso a paso

¿Tienes una lista de notas, de pagos o de inscritos y quieres que Excel te muestre de un vistazo qué está mal, qué está por vencer y qué está repetido? Para eso existe el formato condicional en Excel: una herramienta que pinta las celdas automáticamente según su valor. En esta guía te explico paso a paso cómo hacer un semáforo de notas, cómo resaltar fechas de vencimiento con una fórmula, cómo marcar duplicados y cómo usar varias condiciones a la vez. Todos los datos de las imágenes son datos de ejemplo.

No necesitas macros: si sabes escribir una fórmula sencilla, te basta.

Qué es el formato condicional y para qué sirve

El formato condicional es una regla del tipo "si la celda cumple esta condición, aplícale este formato". El formato puede ser un color de relleno, un color de letra, negrita, bordes, barras de datos, escalas de color o íconos. Lo mejor es que la regla queda "viva": si cambias el valor de la celda, el color cambia solo.

Algunos usos muy comunes en el colegio, la oficina o el negocio:

Pintar en rojo las notas que no alcanzan el mínimo para aprobar.
Avisar qué facturas, SOAT o arriendos están vencidos o por vencer.
Encontrar códigos, cédulas o correos repetidos en una lista.
Resaltar toda la fila de un pedido "Pendiente".
Ver con barras o colores qué vendedor vendió más.

Todo esto está en la pestaña Inicio > Formato condicional. Funciona en Excel para Windows, Mac y la web.

Nota sobre el separador: en Colombia y buena parte de Latinoamérica, Excel usa punto y coma (;) para separar los argumentos de una fórmula. Si tu Excel está en inglés o con otra configuración regional, cambia ; por ,.

Ejemplo 1: semáforo de notas paso a paso

Formato condicional en Excel tipo semáforo: notas en rojo, amarillo y verde según la calificación

Imagina una planilla con los estudiantes en la columna A y la nota final (escala de 1,0 a 5,0) en la columna B, de B2 a B9. Queremos este semáforo:

Rojo: nota menor que 3,0 (reprobó).
Amarillo: nota de 3,0 a 3,9 (aprobó por poco).
Verde: nota de 4,0 o más.

Paso 1: selecciona el rango

Selecciona solo las celdas con notas, B2:B9. No incluyas el encabezado, porque el texto "Nota final" también podría colorearse.

Paso 2: regla para el rojo

Ve a Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Es menor que.... En la casilla escribe 3 y en el desplegable elige Relleno rojo claro con texto rojo oscuro. Pulsa Aceptar.

Paso 3: regla para el amarillo

Con el mismo rango seleccionado, entra a Reglas para resaltar celdas > Entre.... Escribe 3 y 3,99, y elige Relleno amarillo con texto amarillo oscuro.

Paso 4: regla para el verde

Para "mayor o igual" no hay botón directo, así que usa Formato condicional > Nueva regla > Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. Elige "Valor de la celda", "mayor o igual que", escribe 4 y en Formato escoge un relleno verde. Listo: si cambias una nota de 2,8 a 3,5, la celda pasa sola de rojo a amarillo.

Si prefieres una solución de un solo clic, también puedes usar Formato condicional > Conjuntos de íconos y elegir el semáforo de tres círculos. Ojo: por defecto Excel reparte los íconos por porcentajes del rango (67 % y 33 %), no por tus notas de corte. Para ajustarlo, entra a Administrar reglas > Editar regla, cambia el tipo a "Número" y escribe 4 y 3 como límites.

Ejemplo 2: resaltar fechas vencidas y por vencer con fórmula

Formato condicional con fórmula en Excel que pinta de rojo las fechas vencidas y de amarillo las que vencen en 7 días

Las reglas con fórmula son las más potentes, porque te dejan colorear toda la fila y combinar condiciones. Supón una tabla de pagos con el nombre en la columna A y la fecha de vencimiento en la columna B, de la fila 2 a la 6.

Paso 1: selecciona toda la tabla (sin encabezados)

Selecciona A2:C6. Es importante que la celda activa (la que queda en blanco dentro de la selección) sea A2, porque la fórmula se escribe pensando en la primera fila.

Paso 2: regla para lo vencido (rojo)

Ve a Formato condicional > Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y escribe:

=$B2<HOY()

Pulsa Formato, elige relleno rojo claro y acepta. El signo $ antes de la B fija la columna: así todas las celdas de la fila miran la fecha de la columna B, y por eso se pinta la fila completa. El 2 queda sin $ para que la regla baje fila por fila.

Paso 3: regla para lo que vence en 7 días o menos (amarillo)

Crea otra regla con fórmula:

=Y($B2>=HOY();$B2-HOY()<=7)

La función Y exige que se cumplan las dos condiciones: que la fecha no haya pasado y que falten 7 días o menos. Elige relleno amarillo. Como HOY() se actualiza cada vez que abres el archivo, los colores cambian solos con el paso de los días.

Si además quieres ver cuántos días faltan, en C2 escribe =B2-HOY(), dale formato de Número (no de Fecha) y arrastra hacia abajo.

Ejemplo 3: resaltar valores duplicados

Excel resaltando en rojo claro los códigos duplicados de una lista de inscritos con formato condicional

Cuando juntas listas de varios grados o de varios vendedores, es fácil que alguien quede dos veces. Para detectarlo:

Selecciona la columna que debería ser única, por ejemplo los códigos en A2:A9.
Ve a Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Valores duplicados...
Deja "Duplicar" y el formato de relleno rojo claro. Pulsa Aceptar.

Excel pinta todas las apariciones repetidas, no solo la segunda. Si quieres marcar únicamente a partir de la segunda vez, usa una regla con fórmula y la función que ya viste en la guía de CONTAR.SI en Excel:

=CONTAR.SI($A$2:A2;A2)>1

El rango crece a medida que baja la regla, así que la primera aparición queda limpia y solo se pinta la repetida.

Formato condicional con varias condiciones

Hay dos formas de trabajar con varias condiciones:

Varias reglas sobre el mismo rango, como en el semáforo: una regla por color.
Una sola regla con fórmula que combine condiciones con Y u O.

Por ejemplo, para pintar la fila de un pedido que está "Pendiente" y cuyo valor (columna D) supera $500.000, selecciona la tabla desde A2 y usa:

=Y($C2="Pendiente";$D2>500000)

Y para pintar si el estado es "Pendiente" o "Devuelto":

=O($C2="Pendiente";$C2="Devuelto")

Es la misma lógica de la función SI con varias condiciones, pero aquí no necesitas escribir SI: la regla ya entiende que VERDADERO significa "aplicar formato".

Tabla resumen: qué regla usar en cada caso

Lo que necesitas	Dónde está en Excel	Ejemplo
Pintar valores mayores, menores o entre dos números	Reglas para resaltar celdas	Notas menores que 3
Resaltar celdas que contienen una palabra	Reglas para resaltar celdas > Texto que contiene	Celdas con "Pendiente"
Marcar repetidos	Reglas para resaltar celdas > Valores duplicados	Códigos o correos repetidos
Los 10 mejores o los que están por encima del promedio	Reglas superiores e inferiores	Mejores vendedores del mes
Comparar tamaños con una barra dentro de la celda	Barras de datos	Ventas por producto
Degradado de colores de menor a mayor	Escalas de color	Temperaturas o consumos
Semáforo o flechas	Conjuntos de íconos	Avance de metas en porcentaje
Pintar la fila completa o combinar condiciones	Nueva regla > Utilice una fórmula	`=$B2<HOY()`

Cómo editar, ordenar o borrar reglas

Todas las reglas se controlan desde Inicio > Formato condicional > Administrar reglas. En la lista de arriba elige "Esta hoja" para ver todas. Desde ahí puedes:

Editar una regla para cambiar su fórmula o su color.
Cambiar el rango en la columna "Se aplica a", por ejemplo de =$B$2:$B$9 a =$B$2:$B$40 cuando agregas estudiantes.
Cambiar el orden con las flechas: la regla de arriba tiene prioridad si dos reglas chocan.
Marcar Detener si es verdad para que, si se cumple una regla, Excel no evalúe las de abajo.

Para quitarlo todo, usa Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja (o solo de las celdas seleccionadas).

Errores comunes con el formato condicional

Olvidar el $ en la columna. Si escribes =B2<HOY() en vez de =$B2<HOY(), cada columna mira una celda distinta y solo se pinta una parte de la fila.
Poner $ también en la fila. Con =$B$2<HOY() todas las filas miran B2 y se pinta toda la tabla o nada.
Empezar la selección en otra fila. Si seleccionas desde A1 pero escribes la fórmula con la fila 2, la regla queda corrida una fila.
Números guardados como texto. Si las notas se importaron como texto (alineadas a la izquierda, con un triángulo verde), "menor que 3" no funciona. Conviértelas a número primero.
Reglas duplicadas al copiar y pegar. Copiar celdas copia sus reglas; con el tiempo la hoja se llena de reglas repetidas y se pone lenta. Revísalas en Administrar reglas.
Escribir el texto sin comillas. En una fórmula, =$C2=Pendiente da error; lo correcto es =$C2="Pendiente".

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago un formato condicional con la fórmula SI?

No hace falta escribir SI. En una regla con fórmula basta con la condición, por ejemplo =$B2<3. Si da VERDADERO, se aplica el formato. Si ya tienes una columna con SI que devuelve "Aprobó" o "Reprobó", puedes usar la regla Texto que contiene sobre esa columna.

¿Puedo pintar una celda según el valor de otra?

Sí. Selecciona la celda que quieres pintar y usa una regla con fórmula que mire a la otra celda, por ejemplo =$D2="Pagado" para pintar el nombre en la columna A cuando la columna D diga "Pagado".

¿Funciona en Google Sheets (Drive)?

Sí, con nombres un poco distintos: en Google Sheets se llama Formato > Formato condicional y la opción de fórmula es "La fórmula personalizada es". Las fórmulas con $ funcionan igual.

¿Cómo hago un semáforo con porcentajes de avance?

Aplica Conjuntos de íconos sobre la columna de porcentajes y en Editar regla cambia el tipo a "Número": por ejemplo, verde si es mayor o igual a 0,8 (80 %) y amarillo si es mayor o igual a 0,5. Si necesitas repasar cómo se calculan, mira la guía de porcentajes en Excel.

¿El formato condicional cambia el valor de la celda?

No. Solo cambia cómo se ve. El número o el texto siguen iguales, así que tus sumas, promedios y tablas dinámicas no se afectan.

Conclusión

El formato condicional convierte una tabla llena de números en una tabla que "habla": rojo para lo urgente, amarillo para lo que hay que vigilar y verde para lo que va bien. Empieza con las reglas rápidas (mayor que, entre, duplicados) y, cuando te sientas cómodo, pasa a las reglas con fórmula usando $ en la columna. Así puedes pintar filas completas y combinar varias condiciones. Practica con tu propia planilla de notas o de pagos.